Znajdź pracę SZYBCIEJ!

Zarejestruj się
w logo
i otrzymaj
darmowy e-book!

DARMOWY E-BOOK!

book

Zostań młodym profesjonalistą!

Zdobądź pracę swoich marzeń!

ZAREJESTRUJ SIĘ

sonda

Jak pisać maile służbowe? Do’s and Dont’s – praktyczny poradnik

http://youngpro.pl/uploads/artykuly/artykul_03178aed934524977.jpg
Jak pisać maile służbowe? Do’s and Dont’s – praktyczny poradnik
Wiadomości mailowe to krwioobieg dzisiejszej gospodarki. Pisanie i redagowanie maili służbowych wymaga jednak znajomości podstawowych zasad netykiety, ponieważ liczy się nie tylko ilość i szybkość komunikacji, ale także jej jakość. To ona buduje wizerunek firmy, a także wizerunek profesjonalisty na rynku pracy. Jak pisać maile służbowe? Przedstawiamy praktyczny poradnik.

Jak pisać maile: adresowanie i stopka

  • Przesyłanie maila dalej, lub dołączanie do wiadomości korespondencji powinno odbywać się zawsze za wiedzą i zgodą adresata.
  • Należy unikać nadmiernego skracania dystansu poprzez zdrabnianie imienia np. „Pani Kasiu”, zamiast „Pani Katarzyno”.
  • Korespondencja masowa. Wysyłanie jednego maila do wielu nieznających się nawzajem osób jest dopuszczalne jedynie w szczególnych przypadkach – np. newsletter. Należy jednak bezwzględnie pamiętać, by ich adresy zostały umieszczone w polu UDW – do ukrytej wiadomości.
  • Zredaguj stopkę. W stopce maila niezbędne są następujące informacje – imię i nazwisko, stanowisko, firma, numer telefonu, adres maila.

Jak pisać maile służbowe: tytuł i rozpoczęcie

  • Tytuł jest kluczem. Zadbaj o to, żeby tytuł dokładnie odzwierciedlał treść maila i jednocześnie zawierał słowa klucze (najlepiej w mianowniku), dzięki którym adresat szybko go wyszuka używając wyszukiwarki.
  • Zwrot grzecznościowy. Każdego maila należy rozpocząć od zwrotu grzecznościowego tj. „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Szanowni Państwo”. Można go wzbogacić o tytuł naukowy bądź stanowisko odbiorcy np. „Szanowny Panie Profesorze”, „Szanowny Panie Dyrektorze”.
  • Raczej męskie końcówki. Pomimo wielu głosów nawołujących do stosowania żeńskich końcówek zawodów, nadal wiele Pań woli być tytułowana męskoosobowymi nazwami stanowisk. Bezpieczniej napisać „Szanowna Pani Dyrektor”. Żeńskie formy warto natomiast stosować, gdy mamy pewność, że adresatka życzyłaby sobie tego – można to sprawdzić np. odwiedzając jej profil na portalu społecznościowym.
  • Po zwrocie grzecznościowym. Zwrot grzecznościowy można zakończyć przecinkiem, w takim wypadku treść maila rozpoczynamy małą literą. Jeżeli nie postawimy po nim żadnego znaku, treść maila rozpoczynamy wielką literą.
  • Początek. Na początku maila poinformuj adresata czego dotyczy dany mail, a jeżeli piszesz pierwszego maila, przedstaw w jakim celu został on napisany i przez kogo. Jeżeli kontakt mailowy poprzedziła rozmowa telefoniczna – powołaj się na jej ustalenia.

Jak pisać maile służbowe: treść i styl

  • Branżowa nowomowa. Unikać należy stosowania określeń, bądź zwrotów, które dla odbiorców mogą być niezrozumiałe.
  • Skróty. Należy stosować jedynie powszechnie znanych skrótów.
  • „Na Ty”. Nawet jeśli wysyłasz maila do kolegi/koleżanki z pracy, staraj się utrzymywać formalny ton wypowiedzi. Maile mogą być później przeglądane przez Twojego pracodawcę, bądź osobę, która po Tobie przejmie dane stanowisko.
  • Syntetycznie i na temat. Mail powinien być napisany tak krótko i precyzyjnie jak to tylko możliwe. Zbyt długie wiadomości mogą zniechęcają do czytania i są często przyczyną pobieżnej lektury przez adresata. Lepiej stosować zdania pojedyncze.
  • Precyzyjnie. Używaj precyzyjnego, specjalistycznego języka.
  • Zdania najlepiej formułować w oparciu o czasowniki w formie biernej, nieosobowej.
  • Kwoty pieniędzy zawsze podajemy w formie liczbowej, chyba że mówimy o dużych, okrągłych sumach w ujęciu globalnym np. milion złotych.

Jak pisać maile służbowe: wygląd

  • Forma powinna zawsze podążać za treścią. Wygląd maili służbowych powinien cechować się przede wszystkim czytelnością, prostotą i standaryzacją.
  • Wybór czcionek należy ograniczyć do tzw. czcionek systemowych, a więc zainstalowanych na każdym komputerze. Polecamy Arial, Calibri, Veranda, Times New Roman. Czcionka Comic Sans jest absolutnie niedopuszczalna.
  • Wyszczególnianie. Treść maila powinna być zorganizowana w czytelne sekcje. Kolejne tematy należy sygnalizować akapitem lub punktorami. Słowa klucze można „wyboldować”.

Jak pisać maile służbowe: interpunkcja i ortografia

  • Must have. Poprawna ortografia i interpunkcja to absolutne minimum. Unikaj również błędów fleksyjnych i składniowych. Przed wysłaniem ważnego maila, przeczytaj go ponownie.
  • Nadużywanie wykrzykników jest synonimem braku profesjonalizmu. Jest to agresywny, nacechowany emocjonalnie znak nie przystający do standardów korespondencji służbowej. Najlepiej w ogóle zrezygnować ze stosowania tego znaku interpunkcyjnego, lub używać z wielkim wyczuciem i to wyłącznie względem osób, z którymi nawiązaliśmy już relację.
  • Pisanie dużymi literami całych słów, czy nawet zdań jest zwyczajnie niekulturalne. Odbiorca ma wrażenie, że wiadomość została wykrzyczana, a podniesiony głos nie jest oznaką profesjonalizmu w biznesie.
  • Emotikony – tak, ale tylko w korespondencji nieformalnej wysyłanej współpracownikom, a i to z pewnym zastrzeżeniem – można stosować jedynie względem osób, które dobrze się już zna (nie, kilka maili nie wystarczy). Emotikony są wyrazem emocji, ale mogą być przez niektóre osoby odbierane jako brak szacunku.
  • Pleonazmy to powtarzające się wyrazy bliskoznaczne. Choć używa ich naprawdę wiele osób, to starajmy się, żeby służbowy mail, został zaaprobowany nawet przez największego językowego purystę. Kilka przykładów: źle - Miasto Poznań, w dniu dzisiejszym, w miesiącu maju, okres czasu, błędna pomyłka; dobrze – Poznań, dzisiaj, w maju, okres, błąd.
  • Pana, Pani, Państwa, Wasza. Nigdy – pana, pani, państwa, wasza.

Jak pisać maile służbowe: załączniki

  • Dobrym standardem jest proszenie adresata o zgodę przy wysyłaniu tzw. „ciężkich załączników”. Można do nich zaliczyć wszystkie załączniki o wielkości pow. 1-2 MB.
  • Lista załączników. W treści maila, najlepiej na jego początku, bądź końcu należy napisać listę załączników (nazwy plików wraz z opisem, co adresat w nich znajdzie).
  • Rodzaj plików. Załączone pliki powinny być zapisane w najbardziej powszechnym i standardowym formacie, z wyłączeniem sytuacji w których adresat poprosi o załączniki w określonym formacie i mamy 100% pewność, że posiada program niezbędny do jego otworzenia.
  • Użytkownicy pakietu Open Office powinni pamiętać o zapisywaniu plików w formatach Microsoft Office.
  • .doc vs PDF. Dokumenty tekstowe w formatach otwartych – .doc, .docx, załączamy jeżeli plik ma charakter roboczy. Jeżeli przesyłamy kompletny dokument, np. ofertę, raport, zaproszenie, to warto zapisać ją w formacie PDF, który uniemożliwia edycję.
  • Tylko niezbędne załączniki. Co do zasady, należy załączać tylko te pliki, które dotyczą kwestii związanych z korespondencją i są ważne procesie komunikacji.
  • Załączniki DYI. Lepszym rozwiązaniem niż załączenie ciężkiego pliku, jest umieszczenie go na witrynie internetowej i podanie linku, który umożliwi jego ściągnięcie. Pamiętaj jednak, żeby zastosowane rozwiązanie było profesjonalne i proste w obsłudze oraz pozbawione agresywnych bannerów reklamowych.

Jak pisać maile służbowe: odpowiedź

  • ASAP. Co do zasady na maila warto odpowiedzieć tak szybko, jak to tylko będzie możliwe. Jeżeli nie znamy odpowiedzi na zadane pytania, bądź ustosunkowanie do niej zajmie więcej czasu, należy napisać maila, z potwierdzeniem otrzymania wiadomości i informacją, kiedy zostanie udzielona odpowiedź.
  • Cytaty. W odpowiedzi na maila cytuj jego części. Przypomnisz dzięki temu treść pytań, czy poruszone zagadnienia i w czytelny dla odbiorcy sposób uporządkujesz jego treść.
  • Odpowiedź – odpowiedź. Odpowiadając na maila zawsze używaj opcji odpowiedź, zamiast wysyłać nowego maila. Nie zmieniaj również tytułu maila.

Jak pisać maile służbowe: zakończenie

  • Podsumowanie. Jeżeli mail nie należy do najkrótszych i poruszasz w nim kilka kwestii, podsumuj jego treść w 2-3 zdaniach.
  • Call-to-action. Podsumuj również swoje oczekiwania względem adresata np. „proszę o ustosunkowanie się do ww. kwestii”, „w przypadku pytań, zapraszam do kontaktu”.
  • Zwrot grzecznościowy. Po treści maila, a przed stopką powinien znajdować się pożegnalny zwrot grzecznościowy. Formalne „Z poważaniem”, czy „Łączę wyrazy szacunku”, są lepsze niż nieformalne „Pozdrawiam”.





2013-04-02 ,